Escoger el mejor lugar para cada tipo de evento está relacionado con el éxito del mismo. Pero encontrar el sitio idóneo para tu celebración no es solo cuestión de aforo y presupuesto. Va mucho más allá. Al menos si quieres que el espacio aporte valor al evento. No en vano, la elección de este, es una de las decisiones más estratégicas a la hora de organizar un evento.

En Neomundo Centro de Convenciones, como especialistas en espacios para celebración de eventos, queremos detenernos en la importancia de escoger el lugar adecuado para llevar a cabo esta actividad.

¿Qué considerar antes de comenzar a buscar un espacio?

Distintos tipos de eventos responden a diferentes objetivos. No es lo mismo un evento corporativo que una boda, un lanzamiento de marca, un congreso o una convención. Cada uno de ellos tiene características particulares y necesidades distintas.

Por eso, cuando se comienza a organizar un evento hay que considerar una serie de factores antes de escoger el espacio donde se realizará. Y es que el lugar tendrá un impacto en otros elementos, como la elección del catering o la fecha a realizarse. De igual forma influirá en la experiencia de los asistentes.

Saber quiénes son tus invitados será de gran ayuda para iniciar la elección del espacio adecuado para un evento. Y esto va más allá del número de personas que asistirán. También debes tener en cuenta las características de la audiencia para cumplir sus expectativas. En una reunión de ejecutivos serán más exigentes que un grupo de emprendedores haciendo network marketing, por ejemplo.

Luego está el tipo de celebración que vas a realizar. El lugar que elijas debe responder al concepto del evento, sus objetivos y necesidades.

Te recomendamos elaborar una lista que incluya el número de invitados, tipo de celebración e infraestructura necesaria. Ten en cuenta agregar las actividades a realizar, los servicios que requieras y las necesidades tecnológicas. Con esto tendrás una base para definir lo que necesitas.

Para ayudarte a definir al máximo tus necesidades y encontrar los espacios que mejor encajen con tu futuro evento, en Neomundo te traemos 9 claves primordiales para que aciertes a la hora de tu elección.

1. La ubicación

Es uno de los aspectos más determinantes a la hora de elegir un sitio, y un factor que podría inclinar la balanza positivamente en cuanto asistencia de público se refiere.

Ten en cuenta que, si los asistentes deben llegar por sus propios medios, debes ponérsela fácil y hacerlo en un lugar bien conectado, con múltiples opciones de transporte público, acceso fácil a parqueaderos e incluso cerca al aeropuerto y principales centros comerciales. De esta manera te aseguras que los invitados acudan al evento y no suspendan a última hora.

2. El aforo

Elegir un espacio que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, en ocasiones se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio sin tener en cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora que hagan que el aforo se supere.

Por esta razón es recomendable dejar siempre algo de margen entre el número máximo de invitados y el aforo máximo del establecimiento.

3. ¿Indoor o outdoor?

Celebrar un evento en exteriores puede ser un gran acierto, siempre y cuando el clima sea benévolo. Algo que, por otro lado, es difícil de predecir con la antelación suficiente.

Por eso, en caso de que nuestra primera opción sea organizarlo al aire libre, habrá que contar siempre con una alternativa que nos saque de aprietos.

Debemos tener en cuenta también que, por lo general, un espacio cerrado cuenta con ciertas comodidades para montar y desmontar las estructuras y los equipos técnicos. Comodidades que podríamos no encontrar en sitios campestres.

4. Múltiples ambientes

Contar con vitrinas comerciales o salas paralelas es especialmente útil cuando queremos crear distintos ambientes dentro del evento o desarrollar actividades por separado. Un ejemplo usual se presenta cuando se celebra un congreso en un recinto tipo auditorio, y contiguo a este encontramos un espacio de muestra comercial.

5. Equipamiento y servicios adicionales

Al momento de alquilar un espacio tendremos que tener en cuenta los elementos técnicos con los que cuenta. Los sistemas audiovisuales y de sonido, puntos de conexión a internet, acometidas de agua y luz, así como otros servicios:

Catering

Muchos espacios para eventos tienen su propio servicio de catering, que nos “obligan” a contratar. Tendremos que pensar si está opción encaja con nuestro evento o si por el contrario es una mejor opción tener la libertad de contratar este servicio con un tercero. Algo que podría ser beneficioso respecto a precios y variedad en el menú.

Parqueadero

Si los invitados van a llegar con sus propios vehículos, es importante contar con un espacio lo suficientemente grande para cubrir la demanda de espacios de parqueo. En este sentido, un espacio que cuente con parqueadero propio será una ventaja, ya que seguramente encontraremos descuentos en los precios y nos evitará las gestiones y costos de buscar y reservar otro parqueadero privado para nuestros invitados.

Acceso de carga y descarga

Aunque pareciera no ser algo de lo más esencial, sí facilitará y agilizará enormemente las labores de montaje y desmontaje de nuestro evento. Algo que se agradecerá si el tiempo que nos ofrecen de montaje es muy ajustado.

6. Documentación y permisos

En principio, es algo que no afecta al desarrollo del propio evento, pero sí en la organización del mismo. Para grandes eventos es importante tener en cuenta que algunos entes públicos nos podrían exigir la presencia de bomberos, defensa civil, policía, permisos de Sayco y otros requerimientos cuyo diligenciamiento no debe ser dejado para última hora.

7. Estilo o temática del espacio

Los elementos arquitectónicos propios del espacio, su decoración, los materiales de construcción o su distribución de salas son factores que podemos utilizar y con los que podemos (debemos) jugar para crear el ambiente adecuado, acorde a la temática del evento.

Es una oportunidad de potenciar el aspecto creativo del evento, dando más importancia y valor al mensaje que queremos transmitir con la acción.

8. Tiempos de montaje y desmontaje

Habitualmente es un factor negociable con el espacio. En otras sin embargo nos impondrán un timing muy ajustado, ya que pueden tener otros eventos antes y/o después del nuestro.

En estas situaciones, ajusta al máximo tus tiempos de montaje, pero no tomes riesgos. Si crees que vas muy justo de tiempos de montaje, tenemos dos opciones: o incrementar la mano de obra o, directamente optar por otro espacio. Pero como decimos, no dejes nada al azar.

9. El precio

Como hemos mencionado al comienzo de esta nota, probablemente sea, junto con el aforo, uno de los primeros factores que se tienen en cuenta a la hora de seleccionar los espacios para eventos.

Obviamente dependerá del presupuesto que tengamos y de la importancia que se le dé al espacio en sí. Si es importante para potenciar el mensaje del evento, tendrá sentido llegar a pagar más que otra opción que no aporte valor conceptual.

Analiza todos los aspectos que hemos mencionado en este artículo y cualquier otro adicional que resulte importante para tu evento. Aunque en principio un espacio pueda resultar más caro que otros, a posteriori puede llegar a ahorrar costos adicionales no previstos.

Por último, recuerda que en Neomundo Centro de Convenciones encuentras un recinto moderno, acogedor y ubicado en una zona inmejorable donde se han cuidado todos los detalles para brindarte un espacio perfecto para cada ocasión; Así como un equipo de profesionales siempre dispuesto a asesorarte con tus futuros proyectos.

¿Tienes otros consejos que te gustaría compartir? ¡Háznoslo saber en los comentarios!

Autor: Laura Gómez / Álvaro Valenzuela

Fuentes:

http://isemco.eu/noticias/actualidad/elegir-venue-perfecto-evento/

https://www.diarioinformacion.com/empresas-en-alicante/2017/07/28/vas-organizar-evento-toma-nota/1921277.html

https://www.venuesplace.com/es/idea/88-la-importancia-del-lugar-de-celebracion-de-un-evento